Pengertian Fixed Asset Management
Secara umum proses manajemen aktiva tetap perusahaan adalah proses pencatatan, mengatur, merawat dan mengelola aktiva tetap atau aset perusahaan yang berhubungan dengan penilaian teknis, keuangan dan praktek manajemen yang baik, biasanya proses tersebut menggunakan software atau perangkat lunak yang tidak hanya sekedar mencatat tapi juga memiliki fungsi lain seperti diatas, agar seluruh aktiva tetap yang dimiliki perusahaan dapat terdokumentasi dengan baik sehingga resiko kehilangan atas fisik, informasi, nilai dan jumlah aktiva tetap perusahaan menjadi sangat minim.
Tujuan Fixed Asset Management
Pada dasarnya tujuan Fixed Asset Management adalah untuk membantu perusahaan dalam mengelola aset secara efektif dan efisien, yaitu :
- Pencatatan data aset secara mendetail
Menyimpan informasi mengenai nama aset, lokasi, pengguna dan penanggung jawab aset, kategori dan kelas aset dan informasi lainnya yang dibutuhkan.
- Mendokumentasikan seluruh transaksi aset
Transaksi aset yang meliputi perpindahan aset (movement), penghapusan aset (disposal), pembatalan penghapusan aset (reverse disposal) dapat tercatat dengan baik.
- Memiliki laporan aset
Dapat menyajikan informasi riwayat aset, transaksi aset, audit/pelacakan aset serta pemeliharaan aset yang sedang atau telah berlangsung dalam kurun waktu tertentu.
- Pemeliharaan aset yang terjadwal
Karena tiap-tiap aset tercatat dengan baik maka proses pemeliharaan aset dapat seperti kendaraan atau barang elektronik dapat terjadwal dengan sangat baik.
Siklus Fixed Asset Management
Umumnya terdapat delapan tahapan dalam Fixed Asset Management yang harus dilakukan perusahaan sehingga siklus dapat terbentuk, yaitu :
- Perencanaan Kebutuhan Aset
Ini adalah tahap awal proses Fixed Asset Management dimana dilakukan perencanaan mengenai apa saja hal yang dibutuhkan dalam mengelola aset. Misalnya kebutuhan untuk pengadaan, inventarisasi, perawatan, dan lain sebagainya.
- Pengadaan Aset
Pada tahap ini dilakukan kegiatan pengadaan aset, misalnya barang atau jasa yang diperoleh dengan biaya sendiri atau pihak lain.
- Inventarisasi Aset
Pada tahap ini terdapat rangkaian kegiatan berupa identifikasi kualitas dan kuantitas aset, baik secara fisik/ non fisik maupun secara yuridis/ legal. Masing-masing aset didokumentasikan dan diberi kode tertentu untuk keperluan pengelolaan aset tersebut.
- Legal Audit Aset
Pada tahap ini dilakukan audit mengenai status aset, sistem dan prosedur pengadaan, sistem dan alur pengalihan. Selain itu, identifikasi kemungkinan terjadinya masalah legalitas juga dilakukan pada tahap ini dan sekaligus mempersiapkan solusinya.
- Pengoperasian dan Pemeliharaan Aset
Pada tahap ini setiap aset yang dimiliki digunakan untuk melakukan tugas dan pekerjaan sesuai dengan fungsinya untuk mencapai tujuan perusahaan.
- Penilaian Aset
Pada tahap ini perusahaan menentukan nilai aset yang dimiliki sehingga perusahaan mengetahui dengan jelas nilai kekayaan yang dimiliki, yang dialihkan maupun yang dihapuskan.
- Penghapusan Aset
Pada tahap ini perusahaan akan menilai aset apa saja yang dianggap tidak menguntungkan dan akan dihapuskan. Proses tersebut dibagi dalam dua bagian, yaitu:
-
- Pengalihan Aset, yaitu pemindahan hak dan/atau tanggungjawab, wewenang, dan pemanfaatan suatu unit kerja ke unit kerja yang lainnya dalam lingkungan sendiri. Misalnya penyertaan modal, hibah, dan lainnya.
- Pemusnahan Aset, yaitu tindakan memusnahkan atau menghancurkan aset untuk mengurangi aset karena dianggap tidak dapat dimanfaatkan lagi.
- Pembaharuan Aset
Pada banyak kasus aset yang dianggap tidak produktif bisa diperbaharui sehingga dapat dimanfaatkan lagi sampai umur ekonomisnya berakhir. Pembaharuan atau peremajaan tersebut dilakukan dalam bentuk perbaikan atau penggantian suku cadang sehingga aset dapat bekerja seperti kondisi semula.
Asas Fixed Asset Management
Asas dalam Fixed Asset Management berarti “dasar yang dijadikan menjadi tumpuan berpikir dan bertindak dalam pengelolaan secara seluruhan kekayaan.” Asas -asas Fixed Asset Management yang perlu diterapkan :
- Fungsional
Istilah fungsional aset memiliki arti bahwa aset tersebut memiliki kegunaan dan kemanfaatan yang sesuai dengan rencana. Umpama pengadaan tanah yang dimaksudkan untuk memenuhi fungsinya sebagaimana direncanakan.
- Kepastian Hukum
Istilah kepastian hukum dalam pengelolaan aset dapat diartikan bahwa,pengelolaan aset memiliki kepastian secara hukum.
- Transparansi dan Keterbukaan
Mengandung arti bahwa,seluruh pengelolaan aset yang dilakukan harus secara terbuka baik terhadap data maupun informasi tentang aset tersebut.
- Efisiensi
Efesien berarti mengeluarkan atau memakai sumber daya serendah mungkin. Efisiensi dalam pengelolaan aset berarti kualitas upaya yang dilakukan baik untuk mengunakan aset maupaun sumber daya untuk penggunaan aset serendah mungkin.
- Akuntabilitas
Dalam pengelolaan aset berarti adanya kewajiban bagi pengelola untuk menyajikan dan melaporkan segala tindak tanduk serta kegiatannya.
- Kepastian Nilai
Setiap aset perlu dinilai secara akurat melalui proses penilaian aset. Penilaian aset adalah suatu proses pekerjaan yang dilakukan seorang penilai dalam memberikan suatu perhitungan estimasi dan pendapat (opini) tentang nilai ekonomis sebuah properti,baik aset berwujud maupun tidak berwujud berdasarkan anaalisis terhadap fakta-fakta yang objektif dan relevan dengan menggunakan metode tertentu,serta mengacu pada prinsip-prinsip penilaian yang berlaku.
Prinsip Fixed Asset Management
Adapun prinsip-prinsip dalam Fixed Asset Management meliputi empat prinsip sebagai berikut :
- Efisien
Mengeluarkan atau memakai sumber daya serendah mungkin, lebih lengkap dapat dinyatakan efesien berarti menggunakan sumber daya serendah mungkin untuk mendapat hasil (output) yang tinggi, atau efesien itu rasio yang tinggi antara output dengan input (a high ratio of output to input).
- Efektif
Istilah efektif dalam pengelolaan aset berarti upaya yang dilakukan dapat mencapai tujuan sebagaimana ditetapkan sebelumnya.
- Fleksibel
Tingkat keluwesan atau fleksibilitas aset dapat ditentukan berdasarkan tingkat toleransi tertentu.
- Optimal
Atau optimum dalam pengelolaan aset berarti tingkat capaian yang dicerminkan oleh kondisi,derajat,atau jumlah yang memadai sesuai dengan yang ditetapkan sebelumnya.
