Dalam fixed asset management proses taging atau labeling aset menjadi satu hal yang perlu diperhatikan, kita perlu memperhatikan nilai estetika dan ke-ergonomisan dalam menempelkan label kesebuah aset. Contohnya aset perusahaan yang kecil seperti handphone tidak mungkin menggunakan label untuk mesin produksi selain itu tidak mungkin juga menempelkan label pada layar monitor sebuah laptop. Umumnya yang berada disebuah label adalah barcode bertipe satu dimensi (1D) seperti yang banyak kita jumpai pada barang-barang yang kita sering beli misalnya pakaian, namun untuk fixed asset management biasanya menggunakan jenis barcode bertipe dua dimensi (2D) atau yang disebut qr code (quick response code).
Qr code bekerja dengan cara membaca beberapa komponen pada kotak kode. Tiga kotak besar di setiap sudutnya menggambarkan pembatas kode. Sedangkan kotak yang lebih kecil berguna untuk mengukur besar kotak. Beberapa komponen yang ada di tengah kode adalah pola waktu, data informasi, dan nomor versi. Area-area ini dibaca oleh scanner dan diproses datanya sehingga qr code berfungsi. Perlu diingat, qr code tidak hanya terbatas fungsinya pada pembayaran saja, namun juga dapat digunakan untuk instrument lain. Dalam hal ini, qr code berfungsi sebagai interface platform. Sebelum melakukan proses labeling ada beberapa tahapan yang harus dilakukan, yaitu :
- Melakukan registrasi dan pengkategorian aset
Registrasi aset dapat dilakukan secara satu per satu atau secara bulk dengan metode import data aset, tentunya dengan template yang telah disediakan oleh penyedia fixed asset management. Dalam template tersebut biasanya masing-masing aset akan dikategorikan berdasarkan jenis barang, contohnya Mobil akan dikategorikan kedalam “kendaraan roda empat”, Laptop bisa dimasukan kedalam kategori “barang elektronik” atau bisa juga ke “barang-barang IT”.
- Melakukan desain dan cetak tag/label
Selanjutnya akan lebih mudah jika semua aset telah di kategorikan, karena untuk memudahkan kita dalam melakukan desain label. Desain label untuk kategori kendaraaan roda empat tidak akan sama atau berbeda dengan desain label untuk barang elektronik seperti laptop atau mesin fax, berbeda dalam hal ini maksudnya dari segi ukuran label yang akan di cetak menggunakan Printer Barcode.
- Tagging/Labeling Asset
Proses taging asset mudahnya adalah menempelkan stiker label ke masing-masing aset. Khusus untuk mesin-mesin produksi biasanya menggunakan stiker label yang lebih kuat atau tahan panas sampai suhu 1000°C dan juga anti adhesive atau bahan kimia.
