POV: Tim Audit Internal Perusahaan
Sebagai tim audit internal, tugas kami adalah memastikan semua aset perusahaan digunakan sesuai prosedur. Namun, dalam salah satu pemeriksaan rutin, kami menemukan indikasi penyalahgunaan aset operasional, tepatnya mobil proyek.
- Temuan Awal: Nota Bensin dan Tol yang Mencurigakan
Pemeriksaan dimulai saat tim keuangan menerima laporan pengeluaran bulanan untuk bensin dan tol mobil operasional. Ada beberapa transaksi yang terlihat tidak wajar, seperti:
- Pembelian bensin pada hari Sabtu dan Minggu, padahal mobil operasional hanya digunakan Senin–Jumat.
- Biaya tol menuju kawasan wisata, bukan area proyek perusahaan.
- Jarak tempuh lebih tinggi dari estimasi perjalanan proyek dalam periode tertentu.
Karena temuan ini, kami memutuskan untuk melakukan audit lebih mendalam terhadap penggunaan mobil operasional.
- Investigasi Lebih Lanjut: Analisis Log Penggunaan
Kami mulai mengecek data manual penggunaan mobil, tetapi menemukan bahwa pencatatan masih menggunakan buku log fisik yang sering kali tidak lengkap atau terlambat diperbarui. Karena tidak ada sistem yang mencatat siapa yang terakhir menggunakan mobil, kami harus melakukan wawancara dengan beberapa pegawai terkait. Dari hasil wawancara, kami menemukan:
- Salah satu supervisor proyek mengakui bahwa ia beberapa kali menggunakan mobil operasional untuk perjalanan pribadi.
- Tidak ada aturan ketat atau mekanisme kontrol yang mencegah penyalahgunaan ini.
- Tidak ada GPS tracking atau log digital yang bisa membuktikan perjalanan kendaraan secara otomatis.
- Dampak yang Ditemukan
Dari audit ini, kami mengidentifikasi beberapa dampak langsung dan tidak langsung akibat penyalahgunaan mobil operasional:
- Kerugian Finansial.
- Biaya operasional meningkat karena penggunaan bensin dan tol yang tidak terkait dengan bisnis.
- Pengeluaran tambahan untuk perawatan mobil karena dipakai di luar jam operasional.
- Gangguan Operasional.
- Ada kasus di mana mobil operasional tidak tersedia untuk pekerjaan karena masih digunakan untuk keperluan pribadi.
- Pegawai lain kesulitan mengakses kendaraan yang seharusnya diprioritaskan untuk proyek.
- Risiko Keamanan dan Kepatuhan.
- Jika terjadi kecelakaan saat mobil digunakan di luar tugas, perusahaan bisa terkena tuntutan hukum.
- Tidak ada pertanggungjawaban yang jelas karena pencatatan manual tidak rapi.
- Solusi yang Harus Diterapkan
Setelah mengidentifikasi masalah ini, tim audit memberikan beberapa rekomendasi kepada manajemen:
- Menggunakan Sistem Manajemen Aset. Dengan sistem ini, setiap mobil akan memiliki log digital yang mencatat siapa yang terakhir menggunakannya dan untuk keperluan apa.
- Integrasi GPS tracking memungkinkan perusahaan mengetahui lokasi kendaraan secara real-time.
- Penerapan Aturan yang Lebih Ketat. Semua penggunaan mobil harus melalui persetujuan tertulis dari manajer terkait.
- Pengguna harus mengisi laporan digital untuk setiap perjalanan, termasuk tujuan dan keperluan bisnisnya.
- Pemantauan Penggunaan dengan IoT.
- Memasang sensor telematik untuk merekam jarak tempuh dan pola penggunaan mobil.
- Memastikan hanya pegawai yang berwenang yang bisa mengakses kendaraan.
Kesimpulan: Pentingnya Sistem dalam Pengelolaan Aset
Dari kasus ini, kami menyadari bahwa tanpa sistem manajemen aset yang terintegrasi, penyalahgunaan aset sulit terdeteksi. Jika sistem ini sudah ada, perusahaan bisa langsung mengetahui:
- Siapa yang terakhir menggunakan mobil.
- Berapa kilometer jarak tempuh harian dan apakah sesuai dengan tugas proyek.
- Lokasi real-time kendaraan dengan GPS tracking.
Dengan penerapan sistem ini, perusahaan bisa menghemat biaya operasional, meningkatkan efisiensi, dan mencegah penyalahgunaan aset di masa depan
Bagaimana? Apakah Anda ingin detail lebih lanjut mengenai implementasi sistemnya?