Dalam Fixed Asset Management & Tracking System ada beberapa macam jenis-jenis transaksi aset yang umum dilakukan oleh perusahaan, yaitu :
- Perpindahan Aset (Mutasi/Movement)
Suatu proses perpindahan aset dari suatu lokasi ke lokasi lainnya atau dari satu pengguna ke pengguna lainnya dengan membuat sebuah dokumen terlebih dahulu yang selanjutnya akan di setujui oleh penanggung jawab aset tersebut, proses persetujuan tersebut dapat dibuat bertingkat.
Contoh : Sebuah Laptop dari lokasi A sudah tidak digunakan karena penggunanya telah mengundurkan diri, karena masa pakai Laptop tersebut masih panjang, perusahaan akhirnya melakukan perpindahan aset ke lokasi B untuk digunakan oleh staff lainnya, agar proses perpindahan aset tersebut dapat dilakukan maka dibuatlah dokumen perpindahan aset yang harus di approve oleh tingkat I (Manager) dan tingkat II (Director). - Penghapusan Aset (Disposal)
Suatu proses transaksi penghapusan aset perusahaan dari ada menjadi tidak ada atau dari aktif menjadi tidak aktif yang dipengaruhi oleh banyak hal, diantaranya :
-
-
- Aset telah rusak/hilang
- Aset tak lagi memenuhi standart yang ada
- Aset sudah mencapai masa pakai
-
Aset yang telah di disposal tersebut wajib dibuatkan dokumennya terlebih dahulu yang selanjutnya akan disetujui oleh penanggung jawab aset tersebut, proses persetujuan tersebut dapat dibuat bertingkat.
Contoh : Laptop yang digunakan oleh staf IT telah mencapai masa pakai 4 tahun sehingga harus diganti yang baru mengikuti peraturan perusahaan, maka perlakukan terhadap laptop tersebut adalah di disposal dengan membuat dokumen disposal terlebih dahulu yang harus di approve tingkat I (Manager) dan tingkat II (Director).
- Pembatalan Penghapusan Aset (Reverse Disposal)
Transaksi Pembatalan Penghapusan Aset biasanya terjadi jika aset yang dinyatakan hilang dan telah di disposal telah ditemukan kembali, agar statusnya menjadi aktif kembali maka, dibuatlah dokumen Pembatalan Penghapusan Aset yang harus di approve oleh tingkat I (Manager) dan tingkat II (Director).
Contoh : Laptop milik staff GA dilokasi A yang tahun lalu hilang dan telah di disposal ternyata ditemukan berada dilokasi B, agar Laptop tersebut dapat kembali aktif maka dibuatlah dokumen reverse disposal terlebih dahulu yang harus di approve.
Semua proses transaksi aset dalam Fixed Asset Management & Tracking System bertujuan untuk mendokumentasikan pergerakan atas aset perusahaan sehingga anda dapat mengetahui kondisi real aset dilapangan sama dengan yang tercatat pada sistem Fixed Asset Management & Tracking System, hal tersebut bertujuan agar tiap-tiap aset perusahaan yang dimiliki mempunyai riwayatnya masing-masing.
Jika anda menggunakan software Fixed Asset Management & Tracking System maka semua proses transaksi aset jauh lebih mudah untuk dilakukan karena selain mendukung persetujuan bertingkat, sistem akan memberikan notifikasi untuk tiap-tiap transaksi yang dilakukan sehingga jika ada dokumen yang belum diselesaikan anda dapat mengetahuinya.