Perencanaan kebutuhan aset merupakan rangkaian kegiatan untuk menentukan tujuan yang harus dicapai oleh perusahaan, memformulasikan strategi, menentukan dan memperhitungkan berbagai faktor yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan, dan menerapkan semua langkah untuk memperoleh aset yang diperlukan. Perencanaan kebutuhan aset tidak lain adalah upaya untuk menentukan aset yang perlu disediakan, guna memenuhi kepentingan operasional perusahaan agar berjalan efektif, efisien, dan aset bernilai tinggi selama umur aset bersangkutan, serta memilih cara terbaik untuk mencapainya. Berikut adalah tahapan dalam perencanaan kebutuhan aset :
- Menentukan Kebutuhan Aset
Dengan menyertakan perencanaan aset ke dalam kerangka perencanaan strategis, implikasi jangka panjang dari pengambilan keputusan pada tingkat korporasi (corporate level) terhadap aset dapat diidentifikasi dan respon yang memadai dapat disusun. Alasan utama untuk membuat/mengadakan, mengoperasikan, dan memelihara aset bagi organisasi sektor publik adalah untuk mendukung penyediaan pelayanan. Untuk memastikan bahwa hal itu terwujud, sebagai langkah pertama, organisasi harus menyusun/mengembangkan strategi penyediaan pelayanan yang :
-
-
- menjelaskan ruang lingkup, standar, dan tingkat pelayanan yang akan diberikan
- menilai metode pemberian pelayanan tersebut
- mengidentifikasi sumber daya, termasuk aset, yang dibutuhkan untuk menyediakan pelayanan
- menentukan, apabila mungkin, metode pencatatan permintaan pelayanan.
-
Ketika mengidentifikasi kebutuhan sumber daya, organisasi harus mempertimbangkan solusi non aset. Berikut ini adalah solusi yang akan mengeliminasi, mengurangi, atau membatasi kebutuhan organisasi untuk memiliki aset baru, antara lain:
-
-
- Desain ulang terhadap pelayanan
- Meningkatkan penggunaan atas aset-aset yang ada (existing asset)
- Menggunakan/melibatkan sektor privat.
-
Dengan mendefinisikan pelayanan yang akan diberikan, dan setelah mempertimbangkan solusi-solusi non-aset, maka pelayanan-pelayanan yang memerlukan dukungan aset dapat diidentifikasi. Selain itu, dalam menganalisis solusi-solusi non-aset organisasi harus mempertimbangkan durasi organisasi dan antisipasi perkembangan organisasi di masa depan.
- Mengevaluasi aset-aset yang telah ada
Aset harus dievaluasi dalam hal:
-
-
- Kondisi fisiknya
- Fungsionalitasnya
- Penghematannya
- Kinerja finansialnya.
-
Efektivitas dari aset-aset yang ada dalam mendukung penyediaan pelayanan juga harus ditentukan. Proses ini menganggap standar kondisi dan kinerja yang memadai disusun untuk aset. Gambar berikut ini adalah proses pemantauan (monitoring) kinerja Hasil dari evaluasi harus disertakan dalam laporan kinerja yang terintegrasi.
- Membandingkan antara permintaan dan penawaran
Perencanaan pada tingkat strategis (strategic level) akan memberikan perbandingan antara aset-aset yang dibutuhkan untuk penyediaan pelayanan dan aset-aset yang saat ini tersedia dan/atau sedang dilakukan pengadaan. Dalam hal ini organisasi mampu mengidentifikasi:
-
-
- Aset-aset yang ada yang masih diperlukan dan masih mampu (capable) mendukung penyediaan pelayanan
- Aset-aset yang ada yang masih dibutuhkan tetapi berada di bawah standar dan memerlukan perbaikan guna memenuhi kebutuhan penyediaan pelayanan
- Aset-aset yang berlebih (surplus) untuk penyediaan pelayanan dan dapat dihapuskan
- Aset-aset yang harus dihapuskan untuk memenuhi kebutuhan penyediaan pelayanan.
-
- Strategi Manajemen Aset
Dengan melakukan evaluasi atas biaya siklus hidup, manfaat, dan risiko yang terkait dengan masing-masing alternatif, strategi akan mengidentifikasi pendekatan yang paling memadai untuk memenuhi kebutuhan pemberian pelayanan.
-
-
- Rencana pengadaan, yang menjelaskan aset- aset yang dibutuhkan atau diganti dalam periode perencanaan dan yang menyusun sumber dan biaya pendanaan untuk pengadaan
- Rencana operasional menjelaskan kebijakan penggunaan aset yang telah ada dan mungkin mencakup hal-hal seperti jam operasi, pemakaian, keamanan, manajemen energi dan pembersihan
- Rencana pemeliharaan menyusun standar atas aset-aset yang akan dipelihara, bagaimana standar akan dicapai, dan bagaimana pelayanan pemeliharaan akan diberikan
- Rencana penghapusan akan menjelaskan seluruh aset yang akan dihapuskan dalam periode perencanaan, metode penghapusan yang dipilih dan hasil yang diharapkan dari peghapusan.
-