Setiap perusahaan pasti terdapat divisi Asset Management yang mengelola Asset mereka dan dalam pengelolahannya tersebut Asset Management memiliki siklus serta implementasinya yang hampir sama dalam setiap penerapannya. Kita harus mengetahui pengertiannya terlebih dahulu untuk melihat perbedaan dari siklus dan implemetasi.
Pengertian Siklus dan Implementasi
Siklus adalah putaran waktu yang di dalamnya terdapat daur/rangkaian kejadian yang berulang-ulang secara tetap dan teratur sedangkan, Implementasi adalah suatu penerapan atau tindakan nyata yang dilakukan dengan berdasarkan suatu rencana yang telah/sudah disusun atau dibuat dengan cermat serta juga terperinci.
Dalam menerapkan manajemen Asset ada 8 tahapan yang harus dilakukan agar siklusnya dapat terbentuk. Beberapa tahapan manajemen Asset adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan Kebutuhan Aset
Ini adalah tahap awal proses Asset Management dimana dilakukan perencanaan mengenai apa saja hal yang dibutuhkan dalam mengelola Asset. Misalnya kebutuhan untuk pengadaan, inventarisasi, perawatan, dan lain sebagainya.
2. Pengadaan Asset
Pada tahap ini dilakukan kegiatan pengadaan Asset, misalnya barang atau jasa yang diperoleh dengan biaya sendiri atau pihak lain.
3. Inventarisasi Asset
Pada tahap ini terdapat rangkaian kegiatan berupa identifikasi kualitas dan kuantitas Asset, baik secara fisik/ non fisik maupun secara hukum/ legal. Masing-masing Asset didokumentasikan dan diberi kode tertentu untuk keperluan pengelolaan atau kepentingan Asset.
4. Legal Audit Asset
Pada tahap ini dapat dilakukan pengauditan mengenai status Asset, sistem dan prosedur pengadaan, sistem dan alur pengalihan atau transfer. Selain itu, identifikasi kemungkinan terjadinya masalah legalitas juga harus dilakukan pada tahap ini dan sekaligus mempersiapkan solusinya atau yang terkait dengan penguasaan dan pengalihan Asset.
5. Pengoperasian dan Pemeliharaan Asset
Pada tahap ini setiap Asset yang dimiliki dapat dimanfaatkan untuk melakukan tugas dan pekerjaan sesuai dengan fungsinya untuk mencapai tujuan perusahaan. Selain itu segala bentuk Asset juga dijaga dan diperbaiki agar dapat dioperasikan dan berfungsi sesuai dengan harapan.
6. Penilaian Asset
Pada tahap ini adalah proses kerja pihak Asset Management dalam menentukan nilai Asset yang dimiliki sehingga suatu perusahaan mengetahui dengan jelas nilai Asset dari kekayaan yang dimiliki, dialihkan maupun yang dihapuskan.
7. Penghapusan Asset
Pada tahap ini perusahaan yang telah menilai Asset apa saja yang dianggap tidak menguntungkan akan dihapuskan dari pembukuan. Proses tersebut dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
- Pengalihan Asset yaitu sebuah pemindahan hak dan atau tanggung jawab, wewenang, kewajiban penggunaan dan pemanfaatan suatu unit kerja ke unit kerja lainnya dalam lingkungan sendiri. Misalnya penjualan, penyertaan modal, hibah, dan lainnya.
- Pemusnahan Asset yaitu sebuah tindakan memusnahkan atau menghancurkan Asset untuk mengurangi Asset karena dianggap tidak dapat dimanfaatkan lagi.
8. Pembaharuan Asset
Pada tahap ini perusahaan menilai kembali Asset yang dianggap tidak produktif apakah bisa diperbaharui sehingga dapat dimanfaatkan lagi sampai umur ekonomisnya berakhir tanpa dilakukan penghapusan. Pembaharuan atau peremajaan tersebut dapat dilakukan dalam bentuk perbaikan atau penggantian suku cadang sehingga Asset tersebut dapat bekerja seperti kondisi semula.
Diatas merupakan siklus dari Manajemen Asset namun, bagaimanakah dalam proses implementasinya?. Berikut implementasi Asset Management & Tracking :
- Pengelolaan Master Data
Dalam proses pengelolaan master data merupakan pengimputan dari penerimaan barang atau Asset yang dimiliki perusahaan. Dalam proses pengimputan ini terdapat beberapa tahapan pengisian sesuai dengan UU RI No 17 Tahun 2000 mengenai harta berwujud, dalam urutan pengimputan data Asset seperti berikut :
- Menginput kelompok Asset dari jenis barang yang akan diterima. Pengisian kelompok Asset meliputi pengisian status Asset, kelas Asset, kode kelompok atau kategori, jenis Asset, maintenance dan umur ekonomis. Kode kelompok diisikan oleh bagian inventarisasi sendiri sesuai dengan keinginan, jenis Asset merupakan jenis dari barang yang diterima, maintenance adalah siklus jadwal maintenance dari barang tersebut dan umur ekonomis adalah masa manfaat dari pemakaian barang tersebut .
- Setelah proses input kelompok Asset, proses selanjutnya adalah input data komponen CPU apabila barang yang diterima berjenis CPU. Untuk proses input data komponen, data-data yang dibutuhkan adalah jenis komponen, tanggal beli, merk, tipe, ukuran dan keterangan.
- Setelah proses input komponen CPU selesai, proses selanjutnya yang dilakukan adalah input data barang. Data yang dibutuhkan adalah data penanggung jawab, data pengguna, data lokasi dan bagian yang menerima, harga dari barang tersebut dan tanggal pembelian dari barang tersebut.
- Pendaftaran
Setelah proses pengelolaan master data yang selanjutnya dilakukan adalah pendaftaran Asset ke aplikasi Asset Management & Tracking. Pendaftaran dapat dilakukan secara manual (menginput satu-satu pengelolaan data Master Asset) ke aplikasi atau langsung diimport berdasarkan data master Asset yang sudah disusun sebelumnya serta pengimputan gambar Assetnya. Sesudah Asset didaftarkan maka aplikasi dapat mencetak label setiap Asset.
- Tagging Asset
Merupakan proses setelah pendaftaran pencetak label yang selanjutnya dilakukan dengan penempelan stiker pada masing-masing Fixed Asset perusahaan. Penempelan stiker ini dapat ditinjau dari segi penempatan Assetnya. Jika Asset dalam lokasi tinggi atau tidak memungkinkan untuk ditempel di Assetnya maka, anda dapat menempelkan di satu bagian form dan diletakkan di dinding dengan stiker lainnya. Stiker atau label Asset juga dapat ditentukan jenisnya berdasarkan lokasi Asset, kegunaan Asset, bahan yang digunakan dalam Asset tersebut. Jika Asset berada di luar ruangan yang terkena terik matahari dan hujan atau bahan dari Asset tersebut mengandung kimia dll maka,label atau stiker yang digunakan harus disesuaikan guna pelabelan tidak cepat rusak/hilang.
- Transaksi Asset
Merupakan proses pengoperasian detail riwayat keseluruhan dari masing-masing Asset. Jenis-jenis transaksi dapat dibagi menjadi pemindahan Asset, penghapusan Asset, pembatalan penghapusan Asset dan maintenance Asset.
- Audit Fixed Asset / Stock Taking
Merupakan proses pemeriksaan terhadap semua Asset-Asset yang dimiliki oleh perusahaan. Biasanya proses Audit Fixed Asset atau Stock taking ini dilakukan perusahaan minimal satu kali dalam satu tahun dan dilakukan diwaktu saat kegiatan operasional perusahaan rendah. Dalam proses Audit Fixed Asset dapat saja terjadi transaksi Asset seperti perpindahan Asset dari satu lokasi ke lokasi lainnya dan juga penghapusan Asset karena Asset yang di audit sudah rusak dan tidak terpakai atau bisa jadi pembatalan penghapusan Asset karena Asset yang telah di disposal karena hilang ditemukan dan kembali aktif. Dalam pelaksanaannya staf audit dapat menggunakan aplikasi website atau mobile yang berperan sebagai pencatat sekaligus data entry, karena setiap Asset yang tercatat secara otomatis akan di-input ke dalam sistem. Pada umumnya, stock taking atau audit Asset pada satu lokasi dibutuhkan minimal 2 orang staf, dan pada praktiknya audit Asset dapat dilakukan secara parallel pada lokasi yang sama.
- Laporan Asset
Merupakan proses akhir terhadap penerapan Asset. Laporan Asset berisi keseluruhan data dari masing-masing Asset. Laporan Asset dapat dipilih berdasarkan kebutuhan.