Ada sebuah perusahaan grup yang memiliki beberapa anak perusahaan dibawahnya, perusahaan-perusahaan tersebut mempunyai aset yang cukup banyak untuk dikelola yang terbagi dibeberapa lokasi. PT. XYZ selaku holding atau perusahaan yang berada di posisi paling atas akan menggunakan software Fixed Asset Management & Tracking System agar dapat mengelola dan mengontrol aset perusahaan dengan efektif dan efisien.
Hal pertama yang dilakukan oleh PT. XYZ adalah mencari penyedia layanan atau aplikasi Fixed Asset Management yang sesuai dengan kebutuhannya. Setelah melewati tahap pencarian vendor akhirnya PT. XYZ setuju untuk bekerja sama dengan menggunakan software Fixed Asset Management & Tracking System yang dimiliki oleh PT. IDS, tahapan selanjutnya yang dilakukan adalah sebagai berikut :
- Mempersiapkan database aset
XYZ sebenarnya sudah menggunakan SAP untuk pencatatan aset perusahaan, namun hanya sebatas pencatatan aset dan perhitungan penyusutan aset. Oleh karena itu database aset yang berada pada SAP di export kedalam template yang sudah disiapkan oleh vendor untuk selanjutnya akan di import kedalam software Fixed Asset Management & Tracking System tersebut.
- Instalasi software
Setelah database aset sudah selesai dikumpulkan selanjutnya pihak vendor (PT. IDS) melakukan instalasi software Fixed Asset Management & Tracking System di server yang berbasis linux. Team Technical memastikan aplikasi atau software yang di instal dapat dijalankan dengan baik.
- Training user/pengguna
Selanjutnya user dari PT. XYZ dikumpulkan dalam satu ruangan guna mengikuti proses training. Proses training yang dilakukan meliputi penggunaan aplikasi, management dan role user, konfigurasi, manajemen transaksi aset sampai proses audit dan tracking aset.
- Melakukan desain label
Desain label menyesuaikan dengan kategori aset agar kertas label tidak terbuang percuma dan tepat sasaran, desain untuk aset yang memiliki dimensi kecil harus menggunakan ukuran kertas label yang kecil pula, contoh : untuk kategori aset smartphone bisa menggunakan ukuran label 12mm. Dalam mendesain label satu hal yang wajib dimasukan adalah qr code untuk mempermudah proses tracking atau pelacakan, diluar itu kita dapat masukan nama aset, nomor aset dll sesuai dengan kebutuhan, desain label dibantu oleh vendor.
- Melakukan Taging/Labeling aset
Proses menempelkan stiker label pada tiap-tiap aset, namun perlu di ingat dalam prosesnya kita harus perhatikan nilai estetika dan ke-ergnomisannya agar aset yang ditempelkan label terlihat rapih, dan mudah di lihat untuk di pindai saat proses pelacakan.
