Pengertian Fixed Asset Tracking System
Atau sistem pelacakan aktiva tetap adalah sebuah metode untuk melacak fisik dari aset milik perusahaan menggunakan bantuan hardware dan software untuk membantu mengidentifikasi aset apa saja yang dimiliki serta memantau pergerakan dan perubahan nilai aset. Perangkat yang digunakan dalam sistem pelacakan aktiva tetap antara lain desktop software, mobile application, barcode scanners, dan barcode labels dengan cara menempelkan label sebagai identitas aset yang dikenali oleh sistem dengan men-scan label tersebut.
Tujuan Fixed Asset Tracking System
Pada dasarnya tujuan dari sistem pelacakan aktiva tetap adalah perusahaan dapat melacak aset, menjaga akuntabilitas, dan mengontrol aset fisik dari dalam dan luar area.
- Dapat mengidentifikasi aset perusahaan
Aktiva tetap yang di identifikasi menggunakan qr code yang terdapat pada masing-masing aset akan dapat dihitung jumlahnya dan dilacak keberadaannya secara akurat tanpa harus mencatat tulisan secara manual - Memudahkan proses audit/stocktaking aset
Dengan sistem pelacakan aktiva tetap anda hanya perlu mengsikronisasikan data dari web ke smartphone lalu men-scan tiap-tiap aset yang sudah ditempeli label qr code. - Keakuratan data terjamin
Sistem pelacakan aktiva tetap yang terintegrasi dengan manajemen aset akan selalu update dengan kondisi aktual aset perusahaan sehingga data yang terdapat pada sistem akan sama persis seperti yang ada di lapangan. - Memudahkan rekonsiliasi data
Aktualnya anda akan membandingkan dua dokumen yang berbeda dan menggabungkannya menjadi sebuah dokumen data baru sebagai hasil rekonsiliasi. Setelah melakukan audit/stocktaking selanjutnya anda hanya perlu melakukan upload data dari smartphone ke laptop/desktop.
Siklus Fixed Asset Tracking System
Umumnya terdapat enam tahapan dalam Fixed Asset Tracking System yang harus dilakukan perusahaan, yaitu :
- Asset Registration
Mencatat semua data aset, pastikan informasi data aset lengkap termasuk lokasi aset dan pengguna aset tersebut. - Print Tag/Label
Data-data dari tiap-tiap aset yang telah di registrasi akan diterjemahkan kedalam qr code yang kemudian akan dicetak dengan printer barcode. - Tagging Asset
Fisik aset akan ditempeli atau di labeli dengan stiker qr code untuk memudahkan identifikasi aset. - Synchronize Data
Sinkronisasi data dari Laptop/Desktop ke smartphone anda untuk mendownload data sebelum dilakukan pemindaian terhadap aset, kemudian Sinkronisasi data dari smartphone ke Laptop/Desktop anda untuk upload data setelah dilakukan pemindaian terhadap aset. - Scan Asset
Dengan menggunakan smartphone atau alat pemindai scanner bertipe 2D anda akan mudah mengidentifikasi informasi tentang aset perusahaan anda. - Reporting Asset
Semua kegiatan diatas sangat membantu kemudahan proses reporting atau pelaporan tentang siapa, dimana dan dalam valuasi bagaimana aset-aset anda berada.