Begitu banyak alasan perusahaan tidak menggunakan aplikasi atau sistem pencatatan serta pengontrolan untuk Asset yang dimiliki yaitu salah satu diantaranya adalah keluarnya biaya tambahan untuk membeli sebuah aplikasi dan menganggap tidak terlalu penting karena dapat menggunakan aplikasi pencatatan seperti Ms. excel secara manual yang dinilai sudah cukup memadai.
Sebenarnya permasalahan yang sering di hadapi saat pengelolaan Asset dilapangan realitanya sangat jauh dari kondisi ideal yang dibayangkan. Salah satu tantangan yang paling umum dihadapi oleh perusahaan besar maupun kecil di hampir setiap industri adalah pelacakan lokasi, kondisi, pemeliharaan dan penyusutan nilai Asset vital. Data ini terus berubah seiring dengan berpindahnya Asset dari satu departemen ke departemen lain, perpindahan user pengguna, aktifitas penggunaan diluar kantor dan lain-lain. Bayangkan jika perusahaan anda memiliki kantor cabang yang banyak, bagaimana cara kita mengetahui Fixed Asset yang dimiliki?
Dengan adanya kendala tersebut seharusnya perusahaan menggunakan aplikasi Asset Management and Tracking System yang berbasis website untuk memudahkan dalam memelihara Asset yang bergerak. Berikut beberapa permasalahan yang timbul dalam pengelolaan Fixed Asset :
- Human Error
Human error juga dapat menyebabkan kesalahan fatal dalam pengidentifikasian Asset. Kesalahan penginputan data saat membuat daftar Fixed Asset untuk pertama kali dapat menyebabkan putusnya kontrol terhadap Asset.
- Pencatatan yang tidak akurat dan detail
Pelacakan Asset dengan cara manual seperti menggunakan Ms. Excel, rentan terhadap kesalahan data yang didapatkan sukar untuk dipastikan selalu terupdate dengan kondisi aktual Asset. Dengan cara manual tersebut, efeknya perusahaan sulit untuk memonitor Asset mereka sehingga resiko kehilangan Asset, gagal dalam menerapkan sistem pemeliharaan Asset secara otomatis menghasilkan kerugian bagi perusahaan.
Kemudian menggunakan aplikasi berbasis desktop juga sulit untuk memungkinkan bekerja secara kolaborasi antar user pengguna aplikasi ini secara bersama-sama, online dan real time. Di beberapa perusahaan sewajarnya bagi mereka data Fixed Asset yang dimiliki perusahaan diperoleh dari data pembelian ke vendor dan data ini tidak cukup untuk mengakomodirkan data Asset perusahaan.
- Tidak dapat menghindari pembelian Asset yang tidak perlu
Tiap tahun perusahaan terbiasa mengeluarkan biaya penggantian dan penambahan Asset baru dengan alasan bahwa Asset yang dibeli dibutuhkan karena penambahan item yang sebenarnya adalah dikarenakan Asset yang sebelumnya hilang, dicuri, rusak atau lupa kalau perusahaan anda memilikinya.
- Maintenance and Reminder Control Asset
Jika anda hanya menggunakan pencatatan secara manual, anda tidak dapat mengetahui jadwal perawatan berkala dari masing-masing Asset atau pemberitahuan berkala terhadap pembayaran pajak kendaraan atau hal lainnya serta pencatatan histori pemakaian atau perbaikan yang pernah dilakukan. Dengan kondisi mesin yang bisa terkontrol maka kita bisa memprediksi atau melakukan perawatan serta perbaikan sebelum menjadi kerusakan yang lebih parah dan persiapan pengeluaran biaya untuk pembayaran pajak-pajak dari masing-masing Asset tersebut.
- Membutuhkan Laporan keuangan yang diakui dan kredibel
Dalam aktifitas bisnis sebuah perusahaan terkadang melakukan ekspansi dan pengembangan bisnis untuk pertumbuhan perusahaan. Dalam hal ini, sebuah perusahaan atau seorang investor kerap melakukan pembelian, merger, menjual entity bisnis ke pihak lain atau bahkan pengajuan modal ke pihak bank. Dalam menunjang kegiatan tersebut, perusahaan harus memiliki laporan keuangan yang kredibel, akuntabel dan diaudit menjadi sangat krusial. Dan laporan keuangan yang kredibellah yang dibutuhkan oleh calon investor, bank dan partner bisnis anda.
- Aktifitas Asset yang cukup tinggi
Sebagai perlengkapan dalam mendukung operasional perusahaan, tools dan perlengkapan sangat sering berpindah-pindah baik berpindah tempat atau berpindah user. Melakukan update informasi dari Asset yang sering berpindah-pindah tentunya membutuhkan disiplin dan kecermatan. Jika anda menggunakan file Ms. Excel berarti anda harus bolak balik merubah atau mengisi informasi baru ke daftar Asset anda agar catatan anda tetap terupdate. Jika item Asset yang jumlahnya ratusan hingga ribuan tentu akan sangat merepotkan dan sering kali terjadinya kesalahan dalam penginputannya yang akan berdampak pelacakan keberadaan Asset tersebut serta histori dari pemakaian Asset menjadi tidak lengkap.
Dengan memiliki aplikasi, secara otomatis anda akan mudah untuk melakukan update informasi yang bervariasi ke pusat data dan anda dapat mengetahui dimana lokasi aset terakhir berada, siapa yang menggunakan terakhir kali, apa saja aktifitas maintenance yang pernah dilakukan.
- Membutuhkan waktu dan sumber daya yang besar saat audit
Stock Opname, Inventaris, Physical Check atau Audit adalah pekerjaan yang terberat dan melelahkan. Bahkan sebuah perusahaan rela membayar untuk tugas ini ke pihak ketiga karena sumber daya baik personil dan waktu yang dibutuhkan dalam proses audit Fixed Asset sangat menyita.
Pekerjaan ini meliputi pekerjaan inventarisasi kembali asset-asset yang pernah dimiliki dan diakui. Yang biasanya menelusuri dokumen-dokumen pembelian Asset sebelumnya dan mencocokannya dengan fisik Asset yang dilapangan satu persatu. Penelusuran Asset inilah yang biasanya menyita waktu dan tenaga. Sedangkan pada kenyataannya belum tentu semua Asset yang ada pada data bisa ditemukan dengan mudah dan bahkan jika tidak ditemukanpun tidak segampang itu kita menyimpulkan bahwa Asset tersebut hilang hingga seluruh Asset dan lokasi selesai ditelusuri satu persatu.
Demikianlah kondisi dan kasus yang mungkin saja terjadi jika anda bekerja dan bertanggung jawab dalam hal management Fixed Asset yang masih manual. Berkembangnya teknologi saat ini kearah teknologi mobile menjadikan gaya hidup dan cara bekerja lebih efisien dari pada menggunakan komputer desktop. Aplikasi Asset Management Tracking System yang berbasis website bekerja secara online, bisa diakses oleh perangkat apapun dan juga memiliki versi mobilenya sendiri dan menjadikannya aplikasi yang praktis dan bisa digunakan untuk melakukan pelacakan Asset dari mana saja, dan kapan saja. Untuk itu kami AsetKita.id hadir sebagai aplikasi Fixed Asset Management and Tracking System yang mendukung kinerja anda. Temukan info lebih lanjut kami mengenai Asetkita.id dan berbagai fiturnya di sini.