Tulisan ini akan membahas kenapa perusahaan membutuhkan software Fixed Asset Management walaupun perusahaan tersebut telah menggunakan software accounting bahkan ERP (Enterprise Resources Planning) sekalipun, yang kami maksud disini adalah perusahaan yang memiliki aktiva/aset tetap yang cukup banyak sehingga pengelolaannya dari mulai tahap perencanaan kebutuhan aset sampai pembaharuan aset dapat dilakukan dengan baik. Berikut adalah hal yang mungkin terjadi jika anda hanya menggunakan software accounting dan ERP :
- Riwayat dan informasi detail mengenai aset tidak terdokumentasi dengan baik
Banyak perusahaan yang menganggap bahwa pengelolaan aktiva/aset tetap perusahaannya cukup hanya dengan software accounting atau ERP, karena dikedua sistem tersebut mereka dapat menyimpan master data aset bahkan sampai ke penyusutan aset atau depresiasi. Akan tetapi mereka tidak menyadari bahwasannya tiap-tiap aset dalam perjalannya memiliki riwayat yang berbeda-beda, misal : Laptop A dan B memiliki spesifikasi yang sama dan dibeli secara bersamaan, tapi selama pemakaiannya pengguna Laptop A telah meng-upgrade kapasitas RAM-nya sedangkan pengguna Laptop B telah mengganti keyboard-nya. Riwayat kedua aset tersebut tidak terdokumentasi baik dalam software accounting maupun dalam ERP. Sedangkan dalam Fixed Asset Management setiap perubahan atau penambahan dalam suatu aset akan terdokumentasi dengan baik sehingga detail riwayat aset tersebut akan sama persis seperti dilapangan.
- Identifikasi aset lebih sulit
Dalam software accounting dan ERP tidak dapat merubah teks kedalam bentuk qr code sehingga walaupun aset diberi tag/label aset tersebut akan sulit untuk di identifikasi, berbeda jika menggunakan software Fixed Asset Management dimana masing-masing aset yang telah teregistrasi memiliki unique number dan informasi lainnya mengenai aset tersebut juga otomatis akan diubah kedalam bentuk qr code, sehingga ketika anda melakukan pemindaian terhadap aset semua informasi yang ada pada qr code teridentifikasi dengan baik.
- Tidak dapat melakukan pelacakan aset
Proses pelacakan aset seperti audit atau stock taking tidak dapat dilakukan oleh software accounting dan ERP sehingga harus dilakukan secara manual menggunakan ceklis dan tulisan tangan. Berbeda jika menggunakan software Fixed Asset Management yang memiliki modul Tracking System, proses pelacakan sangant mudah sehingga audit atau stock taking aset dapat dilakukan lebih efektif dan efisien.
- Tidak ada penjadwalan pemeliharaan aset
ERP dan software accounting tidak memiliki modul penjadwalan pemeliharaan aset, padahal salah satu dari proses pengelolaan atau manajemen aset yang baik adalah pemeliharaan aset, tujuannya agar aset yang dimiliki oleh perusahaan dapat terpelihara dengan baik sesuai dengan masa pakai yang ditentukan. Jika anda menggunakan software Fixed Asset Management setiap aset yang teregistrasi dapat diatur untuk penjadwalan pemeliharaan baik untuk satu kali waktu maupun secara berkala dan berulang-ulang, sehingga aset perusahaan dapat terpelihara dengan baik.
- Tidak dapat melakukan Self Monitoring Asset
Di ERP dan software accounting tidak dapat melakukan Self Monitoring Asset yaitu sebagai pengguna aset perusahaan anda bisa dan diwajibkan untuk melakukan pelaporan mandiri atas aset perusahaan yang anda gunakan, tujuannya agar karyawan sebagai pengguna aset dapat lebih aware dan ikut berpartisipasi dalam melakukan pelaporan status aset yang digunakan.
Memilih untuk menggunakan software Fixed Asset Management adalah langkah tepat bagi perusahaan dalam mengelola aset. Gunakanlah software Fixed Asset Management yang cocok bagi kondisi dan kebutuhan perusahaan anda, sehingga uang perusahaan yang anda keluarkan tidak terbuang sia-sia.
