Proses transaksi aset dalam software fixed asset management & tracking system bertujuan untuk mendokumentasikan perpindahan aset (movement), penghapusan aset (disposal), dan pembatalan penghapusan aset (reverse disposal). Untuk melakukannya kita harus membuat dokumen dari transaksi aset tersebut terlebih dahulu. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat dokumen transaksi aset dalam software fixed asset management & tracking system pada umumnya :
- Pilih aset pada menu daftar aset
- Pilih transaksi aset (movement, disposal, reverse disposal)
- Pada form bulk transaksi aset, isi nama dokumen
- Untuk movement, tentukan lokasi yang menjadi tujuan perpindahan aset dan penanggung jawab aset
- Untuk disposal, tentukan status aset yang hendak dihapus
- Untuk reverse disposal, tentukan status aset yang hendak dikembalikan
- Isi deskripsi dokumen yang menjelaskan tujuan dan alasan dari dilakukannya transaksi aset tersebut
- Isi Komentar Dokumen yang dapat dijadikan deskripsi yang membantu dalam memahami transaksi aset tersebut
- Pilih simpan / save
Sampai dengan dibuatnya dokumen transaksi aset, aset yang hendak dikembalikan kondisinya terkunci dan tidak diperkenankan untuk mengubah informasi apapun yang berhubungan dengan aset tersebut. Tetapi status aset masih belum berubah menjadi aktif kembali hingga dokumen transaksi diproses.
Informasi dokumen transaksi aset
Hal yang perlu diperhatikan dalam pemahaman dokumen transaksi aset :
- ID SYS
ID System atau Nomor Dokumen. Untuk dokumentasi atau pencarian dokumen dapat merujuk kepada ID SYS ini.
- Penanggung Jawab
Perpindahan aset juga dapat memindahkan aset ke bawah penanggung jawab yang berbeda dari penanggung jawab awal.
- User
User memberikan informasi user yang menginisiasi transaksi aset dan bertugas sebagai PIC atas transaksi tersebut.
- User Update
User Update memberikan informasi user yang melakukan perubahan detail transaksi mutasi. User lain yang ikut serta dalam workflow mutasi tersebut juga diperbolehkan melakukan perubahan detail transaksi mutasi.
- Tanggal Transaksi
Menjelaskan tanggal kapan transaksi aset dilakukan, bukan informasi kapan dibuatnya dokumen transaksi. Kolom tanggal mutasi akan tetap kosong selama status dokumen masih dibuka.
- Status Transaksi
Menjelaskan status dokumen transaksi yang terdiri dari 3 status; (1) transksi masih dibuka, (2) transaksi dibatalkan, dan (3) transaksi telah selesai/ditutup.
- Lokasi Transaksi
Lokasi transaksi menjelaskan informasi lokasi tujuan transaksi aset.
- Status
Status menjelaskan informasi Status Akhir yang dikehendaki dari transaksi aset.
