Setiap aset yang dimiliki oleh perusahaan perlu dijaga dengan baik melalui strategi-strategi yang mendasar, sederhana dan mudah untuk dilakukan. Beberapa kontrol berguna untuk memantau aset mana yang dibeli dan dibuang, serta untuk menjaga keamanannya. Poin-poin penting yang dibuat dalam podcast dicatat dalam klasifikasi umum berikut:
Kontrol akuisisi :
- Gunakan proses penganggaran modal tahunan untuk menyetujui pembelian, untuk memastikan bahwa pembelian disesuaikan dengan dana yang tersedia.
- Buat lebih sulit untuk pembelian aset mendadak untuk disetujui, karena mereka mungkin akan menghindari kontrol pembelian.
- Gunakan formulir permintaan modal yang merinci kebutuhan untuk pembelian aset.
- Gunakan tingkat rintangan untuk analisis arus kas diskon, yang dapat mengidentifikasi permintaan aset marjinal.
- Kunci akses ke file master aset tetap, sehingga tidak ada yang dapat melakukan penyesuaian untuk menyembunyikan pencurian aset.
- Tinjau semua perubahan pada file master aset tetap, untuk melihat perubahan yang tidak sah.
- Buat tag ID untuk semua aset tetap dan catat, sehingga setiap aset dapat dilacak dari waktu ke waktu.
- Tetapkan tanggung jawab untuk semua aset tetap kepada karyawan.
- Gunakan dokumen transfer formal untuk mengalihkan tanggung jawab atas aset tetap ke manajer yang berbeda.
Kontrol keamanan :
- Batasi akses ke aset tetap, seperti area admin atau boks alat, untuk mengurangi risiko pencurian aset.
- Lampirkan tag RFID ke aset tetap, dengan tautan ke sistem alarm yang akan dipicu jika mereka dikeluarkan dari lokasi.
- Audit semua aset tetap secara bergulir
Kontrol pembuangan :
- Tinjau apakah aset di lokasi tidak lagi diperlukan, dan karenanya dapat dijual.
- Membutuhkan formulir disposisi untuk semua pembuangan aset tetap, dengan persetujuan manajer diperlukan.
- Pastikan bahwa uang tunai yang diterima dari penjualan aset tetap cocok dengan dokumen penjualan, untuk menemukan contoh-contoh hasil pencurian karyawan.
