Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan Asset, yaitu ketika suatu Asset digunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan. Fase yang dilakukan dengan pembaharuan atau perbaikan secara periodik, penggantian atas Asset yang rusak dalam periode penggunaannya, dan Pengoperasian serta Pemelihaan merupakan alur yang paling penting dalam memanajemenkan suatu Asset sehingga Asset tersebut dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama.
1. Pengoperasian Aset
Sebuah Asset dikatakan produktif dan mempunyai kinerja yang kuat apabila mampu menghasilkan profit yang signifikan. Secara umum kinerja sebuah Asset dapat dikatakan baik apabila pengoperasian terhadap Asset tersebut telah mencapai tingkat yang diinginkan (desired level), demikian sebaliknya, Asset dianggap kurang kinerjanya apabila tingkat pengoperasiannya masih rendah. Asumsi yang digunakan adalah pemgoperasian Asset berbanding lurus dengan manfaat yang dihasilkan, semakin didayagunakan semakin besar benefitnya.
Asset yang dioperasikan harus ditetapkan terlebih dahulu status penggunaannya untuk mendukung tugas dan fungsinya, atau dengan kata lain, sebuah Asset adalah untuk tugas dan fungsi pengguna barang. Penggunaan Asset adalah kegiatan yang dilakukan oleh Pengguna Barang dalam mengelola dan menata usahakan BMN yang sesuai dengan tugas dan fungsi instansi yang bersangkutan.
Pengoperasian Asset mempunyai fungsi yang berhubungan dengan kerja, pengendalian Asset dan biaya yang berhubungan dengannya yang merupakan komponen penting dalam Asset yang dinamis atau berumur pendek. Dalam pengoperasian Asset diperlukan Sumber Daya Manusia yang ahli dalam menggunakan Asset tersebut, hal ini dimaksudkan agar Asset tersebut tidak cepat rusak ketika di operasionalkan karena Asset tersebut berada di tangan yang tepat.
2. Pemeliharaan Aset
Pemeliharaan Asset adalah usaha mempertahankan kondisi Asset agar tetap berfungsi sebagaimana mestinya atau dalam usaha meningkatkan wujud Asset, serta menjaga terhadap pengaruh yang merusak. Kegunaan suatu Asset tergantung pada seberapa efektif Asset tersebut memenuhi tujuannya. Hal itu, dapat bergantung pada kerutinan dan kelayakan dari pemeliharaannya.
Pemeliharaan yang rutin dapat membantu melindungi nilai Asset. Pemeliharaan Asset merupakan upaya untuk menghindari kerusakan komponen/elemen Asset akibat keusangan/kelusuhan sebelum umurnya berakhir. Tindakan pemeliharaan yang dilakukan tidak hanya diartikan sebagai aktivitas fisik terkait dengan upaya pemeliharaan namun juga menyangkut beberapa aspek pertanggungjawaban dan aspek pembiayaan. Kondisi yang dapat diterima adalah merupakan persyaratan operasional yang harus diterima agar seluruh Asset dapat bekerja/berfungsi sesuai dengan yang direncanakan.
Pemeliharaan Asset fisik bertujuan untuk mempertahankan/ mengoptimalkan usia pakai Asset fisik. Kegiatan pemeliharaan meliputi penilaian kondisi, inventarisasi dan perencanaan waktu pemeliharaan, penetapan spesifikasi pekerjaan pemeliharaan, pelaksanaan pemeliharaan, pembiayaan pemeliharaan dan pencatatan pemeliharaan.
Perencanaan pemeliharaan Asset memungkinkan tindakan yang telah ditargetkan diambil secara tepat waktu dan biaya-efektif. Hasilnya, akan membantu meyakinkan bahwa Asset akan tetap layak dan produktif untuk biaya jangka panjang yang serendah mungkin. Sebagai langkah pertama, suatu organisasi harus menentukan Asset-Asset mana yang perlu dipelihara (yakni entitas harus menilai materialitas dari Asset-Assetnya). Beberapa Asset mungkin, sebagai contoh, memiliki nilai yang rendah atau sedikit dan memiliki umur manfaat yang relatif pendek; sedangkan lainnya mungkin berupa Asset-Asset yang normalnya memerlukan sedikit atau bahkan tidak memerlukan usaha pemeliharaan.
Suatu strategi pemeliharaan atas Asset organisasi sektor publik diperlukan untuk meningkatkan dan mendorong efektifitas penggunaan Asset fisik organisasi sektor publik, pada waktu yang sama akan mengurangi resiko turunnya kualitas pelayanan dan beban finansial di masa mendatang yang diakibatkan oleh kurang terpeliharanya Asset organisasi sektor publik. Strategi pemeliharaan Asset bertujuan agar Asset organisasi sektor publik terpelihara untuk dapat dimanfaatkan secara optimal selama siklus masa manfaat Asset, menjaga kinerja Asset supaya dapat memenuhi pelayanan yang diharapkan, beban biaya untuk melakukan pemeliharaan Asset selama masa manfaatnya dapat dikuantifikasi, serta diperolehnya informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dan penganggaran organisasi sektor publik.
a. Kebijakan Pemeliharaan Asset
Kebijakan pemeliharaan diturunkan dari pertimbangan atas beberapa faktor yang berhubungan dengan kebutuhan organisasi dan risiko dan konsekuensi dari kerusakan Asset. Kebijakan pemeliharaan memberikan dasar untuk menentukan mengapa Asset dipelihara dengan cara tertentu.
Kebijakan tersebut berhubungan langsung dengan strategi pemeliharaan. Pemilihan strategi pemeliharaan mencakup pertimbangan atas gabungan prosedur dan kapasitas yang memadai untuk melakukan modifikasi dan perbaikan disaat dibutuhkan. Hal ini dibutuhkan pendekatan yang layak diambil yaitu adalah:
- Korektif tidak ada pemeliharaan yang dilakukan tanpa, atau sampai, ada Asset yang tidak berfungsi sesuai dengan standar yang ditentukan.
- Preventif melakukan pemeliharaan yang terprogram untuk mengurangi kemungkinan kerusakan Asset sampai pada tingkat yang dapat diterima.
b. Strategi Pemeliharaan
Berikut beberapa strategi atau cara yang dilakukan atau dipakai untuk pemenuhan pemeliharaan Asset dalam perusahaan yang komprehensif guna mengukur suatu pemeliharaan Asset yaitu :
– Menjelaskan Asset atas kinerja yang diinginkan/dipersyaratkan dari Asset tersebut, dan pada tingkat yang mana Asset ini akan dipelihara.
– Menjelaskan sistem dan prosedur yang akan digunakan untuk merencanakan dan mengatur pekerjaan pemeliharaan.
– Menentukan jenis pemeliharaan yang akan dilakukan, dan mengapa.
– Menentukan sumber daya dan menerapkan pemeliharaan.
– Menunjukkan berbagai persyaratan untuk inhouse plant, peralatan atau suku cadang.
– Menyajikan proyeksi/ramalan biaya pemeliharaan rutin, seperti halnya merencanakan penggantian besar-besaran selama lima-sepuluh tahunan.
Dalam mengembangkan strategi pemeliharaan, ada dua pertimbangan penting yaitu tingkat pemeliharaan (level of maintenance) yang diperlukan untuk suatu Asset, dan prioritas pemeliharaan (maintenance priorities).
- Tingkat Pemeliharaan
Tingkat pemeliharaan yang diperlukan untuk suatu aset dan kinerja yang diharapkan dari aset tersebut, harus dirinci dengan jelas. Rancangan tingkat pemeliharaan hendaknya :
– Konsisten dengan peranan yang diberikan Asset dalam pemberian pelayanan.
– Mencerminkan kewajiban untuk memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kesehatan, keamanan, kebakaran, manajemen lingkungan, dan yang sejenisnya.
– Realistis, sesuai dengan kondisi dan umur Asset yang diharapkan.
– Layak dilakukan dalam konteks ketersediaan sumber daya yang rencanakan.
– Disetujui oleh pengguna Asset.
Tingkat pemeliharaan hendaknya menentukan tambahan pada kinerja Asset yang mana yang dipandang kritis secara operasional, dan pada tampilan fisik mana yang dipandang penting. Di samping itu juga menetapkan waktu respon yang diperlukan dalam hal terjadi kerusakan.
- Prioritas Pemeliharaan
Tugas pemeliharaan yang memiliki prioritas tertinggi harus diidentifikasi dalam strategi pemeliharaan. Hal ini akan memungkinkan usaha untuk memfokuskan pemeliharaan pada area ini apabila sumber daya ternyata menurun dari tingkat yang direncanakan.
Organisasi harus menyusun mekanisme akuntabilitas yang efektif yang memastikan penggunaan dan pemeliharaan berkelanjutan atas Asset masih relevan dengan kebutuhan penyediaan pelayanan dan standar pelayanan seperti yang dijelaskan di dalam rencana pengadaan.
